А как это: Использование функции впр (vlookup) для подстановки значений

Формула Таблица подстановки Подбор параметра

Постановка задачи

Итак, имеем две таблицы - таблицу заказов
и прайс-лист:

Задача - подставить цены из прайс-листа в таблицу заказов автоматически, ориентируясь на название товара с тем, чтобы потом можно было посчитать стоимость.

Решение

В наборе функций Excel, в категории
Ссылки и массивы (Lookup and reference) имеется функция
ВПР (VLOOKUP).
Эта функция ищет заданное значение (в нашем примере это слово "Яблоки") в крайнем левом столбце указанной таблицы (прайс-листа) двигаясь сверху-вниз и, найдя его, выдает содержимое соседней ячейки (23 руб.) Схематически работу этой функции можно представить так:

Для простоты дальнейшего использования функции сразу сделайте одну вещь - дайте диапазону ячеек прайс-листа собственное имя. Для этого выделите все ячейки прайс-листа кроме "шапки" (G2:H19), выберите в меню Вставка - Имя - Присвоить (Insert - Name - Define) и введите любое имя (без пробелов), например Прайс. Теперь в дальнейшем можно будет использовать это имя для ссылки на прайс-лист.

Теперь используем функцию ВПР. Выделите ячейку, куда она будет введена (D3) и откройте мастер функции (меню Вставка - Функция). В категории Ссылки и массивы найдите функцию ВПР
и нажмите ОК. Появится окно ввода аргументов для функции:

Заполняем их по очереди:

Искомое значение - то наименование товара, которое функция должна найти в крайнем левом столбце прайс-листа. В нашем случае - слово "Яблоки" из ячейки B3.

Таблица - таблица из которой берутся искомые значения, то есть наш прайс-лист. Для ссылки используем собственное имя "Прайс" данное ранее.

Номер_столбца - порядковый номер (не буква!) столбца в прайс-листе из которого будем брать значения цены. Первый столбец прайс-листа с названиями имеет номер 1, следовательно нам нужна цена из столбца с номером 2.

Интервальный_просмотр - в это поле можно вводить только два значения: ЛОЖЬ или ИСТИНА:

Если введено значение ЛОЖЬ, то фактически это означает, что разрешен поиск только точного соответствия, т.е. если функция не найдет в прайс-листе укзанного в таблице заказов нестандартного товара (если будет введено, например, "Кокос"), то она выдаст ошибку #Н/Д (нет данных).

Если введено значение ИСТИНА, то это значит, что Вы разрешаете поиск не точного, а приблизительного соответствия, т.е. в случае с "кокосом" функция попытается найти товар с наименованием, которое максимально похоже на "кокос" и выдаст цену для этого наименования. В большинстве случаев такая приблизительная подстановка может сыграть с пользователем злую шутку, подставив значение не того товара, который был на самом деле, поэтому для большинства реальных бизнес-задач приблизительный поиск лучше не разрешать. Исключением являются не текстовые, а числовые искомые значения, например, при расчете
Ступенчатых скидок.

Все! Осталось нажать ОКи скопировать введенную функцию на весь столбец.

P.S.1

Функция ВПР (VLOOKUP) возвращает ошибку #Н/Д если:

Включен точный поиск (аргумент
Интервальный просмотр=0) и искомого наименования нет в Таблице.

Включен приблизительный поиск (Интервальный просмотр=1), но Таблица, в которой происходит поиск не отсортирована по возрастанию наименований.

Формат ячейки, откуда берется искомое значение наименования (например B3 в нашем случае) и формат ячеек первого столбца (F3:F19) таблицы отличаются (например, числовой и текстовый). Этот случай особенно характерен при использовании вместо текстовых наименований числовых кодов (номера счетов, идентификаторы, даты и т.п.) В этом случае можно использовать функции Ч и ТЕКСТ
для преобразования форматов данных. Выглядеть это будет примерно так:

=ВПР(ТЕКСТ(B3);прайс;ЛОЖЬ)

Функция не может найти нужного значения, потому что в коде присутствуют пробелы или невидимые непечатаемые знаки (перенос строки и т.п.). В этом случае можно использовать текстовые функции СЖПРОБЕЛЫ и ПЕЧСИМВ для их удаления:

=ВПР(СЖПРОБЕЛЫ(ПЕЧСИМВ(B3));прайс;ЛОЖЬ)

P.S.2

Для подавления сообщения об ошибке #Н/Д
в тех случаях, когда функция не может найти точно соответствия, можно воспользоваться вот такой конструкцией:

Функция ЕНД проверяет - не возникла ли ошибка #Н/Д как результат работы ВПР и если да, то выводит пустую строку ("") или ноль, а если нет - то выводит результат работы ВПР.